1. 適用情境
教師以 Uedu 平台進行教學實踐研究、國科會計畫或其他學術研究，於計畫結案時，經常收到倫理審查委員會（IRB／REC）「應將學生資料去識別化」或「應銷毀研究資料」之要求。本文件說明此時應處理的對象是什麼、由誰處理，以及平台提供哪些佐證文件。
2. 資料的兩份副本：先分清楚要處理哪一份
研究者自平台匯出資料的那一刻起，世界上就存在兩份互相獨立的資料。結案時的處理義務只落在其中一份：
| 平台側資料 | 匯出副本（研究資料） | |
|---|---|---|
| 持有者 | Uedu 平台 | 匯出之研究者（獨立資料控管人） |
| 法律關係 | 學生與平台間之教學服務關係 | 研究者依其簽署之《教育資料匯出使用同意書》持有 |
| 結案時 | 不刪除（見第 5 節） | 由研究者依同意書第四條自行銷毀（見第 4 節） |
| 倫理審查之標的 | 非個別研究計畫之研究資料 | 即審查意見所指之「研究資料」 |
補充一項技術事實：平台側之匯出暫存檔於產生後 3 天自動刪除。因此在正常情況下，一份匯出資料的唯一留存副本，就在研究者手上——平台想代為刪除也做不到。
3. 匯出資料不含直接識別欄位
平台的課程對話匯出功能，以系統內部使用者編號（純數字）識別學生，欄位為對話內容、時間戳記與相關多媒體檔案，不包含學生姓名、電子郵件或學號。換言之，研究者自平台取得的資料在產出當下即為假名化（pseudonymised）資料。
倫理審查所要求的「去識別化」，關鍵通常在於研究者是否另行製作了「使用者編號 ↔ 姓名／學號」之對照表（例如為了核對成績）。該對照表非平台產出，平台亦無留存；其保管與銷毀責任由研究者自負，並應於結案時優先銷毀——對照表銷毀後，研究資料即無法回推至特定個人。
4. 研究者的銷毀義務與「銷毀聲明」機制
4.1 義務來源
每次匯出前，研究者均須簽署《教育資料匯出使用同意書》（全文公開於 https://uedu.tw/governance/agreements），其第四條載明：
「匯出之資料應於使用目的完成後儘速刪除。用於學術研究之資料，保存期限依研究倫理審查委員會核准之研究計畫書規定辦理，且研究結束後應於一年內銷毀原始資料。」
結案時之銷毀，即為研究者履行此一自己簽署過的義務，銷毀對象為研究者手上之匯出副本及其所有複本（含個人電腦、雲端硬碟、隨身碟及任何儲存媒體）。
4.2 銷毀聲明（逐筆存證）
平台為每一筆匯出任務提供「銷毀聲明」機制，使匯出的生命週期形成完整閉環：
申請匯出 → 電子簽署同意書 → 下載 → 保管 → 銷毀聲明（或「研究仍進行中」展延）- 研究者銷毀檔案後，於該筆匯出的處理紀錄頁按下「聲明已銷毀」，系統記錄聲明時間與 IP 位址，作為履行義務之存證。
- 研究仍進行中者，可按「研究仍進行中」展延，銷毀期限計時重新起算一年；展延亦留存紀錄。
- 匯出滿 11 個月未表態者，系統寄送提醒信；滿一年仍未表態者，須先逐筆處理完畢，方可建立新的匯出任務。
4.3 聲明與證明的界線
銷毀聲明屬研究者之意思表示。平台無法驗證研究者裝置上的檔案是否確實刪除，因此平台記錄並存證的是「某人於某時聲明已銷毀」此一事實，不出具「檔案已銷毀」之事實證明。此界線同樣適用於審查機關的要求：平台不會出具自己無法驗證之證明。
5. 平台側資料：永久保存，不因個別計畫結案而刪除
平台側資料（AI 對話、學習歷程等正常運作紀錄）採永久保存策略，理由與依據如下：
- 蒐集目的不同：學生帳號與學習資料係為提供教學服務而蒐集，非為任何個別研究計畫而蒐集。個別計畫結案，不使此一蒐集目的消滅（個人資料保護法第 11 條第 3 項但書：因執行業務所必須）。
- 經倫理審查核准：此保存策略已載明於本平台之雨傘研究倫理計畫（NTU REC 202507EM058），經審查委員會核准；結構化摘要公開於 /governance/irb.
- 研究可重現性：已發表研究之原始資料留存於系統內，供驗證與可重現性檢核之用。
- 技術上不可分割：電子郵件即為帳號之登入識別，刪除等同註銷帳號；且同一學生通常同時修習多門課程，單一課程之計畫結案無從切割。
5.1 與資料主體刪除權之關係
上述保存策略不影響學生本人之權利。學生本人得依〈隱私與資料保存政策〉行使刪除權（直接識別個資於請求後 30 日內永久刪除，行為紀錄經不可逆匿名化後保留），管道為帳號設定或來信 [email protected]。
須區分者：刪除權屬資料主體本人，由學生本人行使；授課教師或研究者不得以結案為由，代學生請求刪除其帳號資料。二者為完全不同之法律關係。
6. 結案時可取得的佐證文件
| 文件 | 內容與取得方式 |
|---|---|
| 匯出與處理紀錄（可列印） | 每筆匯出任務均有專屬紀錄頁（/export/record/<識別碼>，僅匯出者本人可存取），載明：匯出時間、資料範圍與識別欄位聲明、同意書版本與簽署紀錄、下載情形、平台側檔案刪除狀態、銷毀聲明時間。可直接列印附於結案報告。 |
| 同意書全文 | 《教育資料匯出使用同意書》完整條款公開於 https://uedu.tw/governance/agreements |
| 平台保存策略依據 | 本頁及 /governance/irb、/governance/privacy，供審查委員直接查閱 |
平台不出具的文件：（1）「平台已刪除某課程學生個資」之證明——平台側資料不因個別計畫結案而刪除；（2）「研究者已銷毀匯出檔」之事實證明——平台僅存證聲明（見 4.3）。
7. 匯出時效
研究者對外匯出僅限資料產生日起 5 年內，逾期系統自動禁止匯出；資料留存於系統內供驗證與可重現性之用。此限制僅適用於研究者方之存取，資料主體本人之權利不受時效限制。詳見〈隱私與資料保存政策〉。
8. 給倫理審查委員會的說明
若貴會審查意見要求刪除本平台資料庫中之學生資料，敬請參酌下列事實：
- Uedu 為獨立之第三方教學服務平台，學生帳號資料屬學生與平台間之服務關係，非受審研究計畫之研究資料；研究計畫之研究資料為研究者持有之匯出副本。
- 研究者自平台取得之匯出資料不含姓名、電子郵件與學號（見第 3 節），已符合一般去識別化保存之要求。
- 研究者之銷毀義務有簽署紀錄與逐筆銷毀聲明存證可稽（見第 4 節），可要求研究者於結案報告附上「匯出與處理紀錄」。
- 平台側資料之保存策略業經本平台之研究倫理審查核准（NTU REC 202507EM058），並公開揭露於本治理中心。
對本文件有任何疑問，或需要進一步之書面說明，歡迎來信 [email protected]。